Kassensysteme Aktuell

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Dokumentation Kassensystem - Strukturierende Orientierungshilfen in der Benutzer

Unter dem Oberbegriff strukturierende Orientierungshilfen sind alle Orientierungshilfen zusammengefasst, die sich auf die Struktur der Benutzerdokumentation eines Kassensystems auswirken. Strukturierende Orientierungshilfen helfen Leser und Autor durch die Struktur der Dokumentation wie beispielsweise die Dezimalklassifikation, oder sie geben eine Struktur vor wie z.B. ein Überblickskapitel oder die verschiedenen Verzeichnisarten. Im folgenden sind strukturierende Orientierungshilfen ohne Anspruch auf Vollständigkeit beschrieben.

Titelseite

Die Titelseite der Benutzerdokumentation eines Kassensystem s ist als erste Seite die Kontaktseite zum Leser. Sie ist ein notwendiger Bestandteil jeder eigenständigen Dokumentation und dient der eindeutigen, übersichtlichen und schnellen Identifikation von Gegenstand, Dokument, Dokumenttyp und Dokumentzweck bereits von außen. Die Titelseite der Benutzerdokumentation eines Kassensystems sollte folgende Elemente enthalten:

• Dokumenttyp, z.B. ,,Bedienungsanleitung”, ,,Benutzerhandbuch”, ,,Wartungshandbuch”
• Hersteller des Beschreibungsgegenstands
• Genaue Bezeichnung des Beschreibungsgegenstands, z.B. “Mikrowelle”, “Programmiersprache”
• Typenbezeichnung, z.B. ,,HP Inkjet 550″ oder ,,Visual Basic V5.0″. Im Maschinen- und - Anlagenbau, also auch für ein Kassensystem, kann die Verpflichtung zur eindeutigen Identifizierung so weit gehen, dass zusätzlich zur Typenbezeichnung die Seriennummer der Maschine auf der Titelseite der Dokumentation genannt werden muss.
• Abbildung des Beschreibungsgegenstands oder z.B. bei Software ein Signet oder eine Grafik, die den Beschreibungsgegenstand symbolisiert.

Weiterhin können auf der Titelseite eventuell wichtige Sonderfunktionen, wie z.B. ,,Dieselausführung” oder ,,für Windows NT”, oder das Druckdatum und die Versionsnummer angegeben werden.

Dezimalklassifikation

Die Dezimalklassifikation gliedert die Dokumentation der Kassensysteme nach dem Dezimalsystem. Im Gegensatz dazu gibt es auch eine alphanumerische Gliederung, die vor allem in wissenschaftlichen Publikationen verwendet wird, in der Regel in der Technischen Dokumentation eines Kassensystems aber keine Verwendung findet. Die Dezimalklassifikation wird in einigen Vorschriften für Technischen Dokumentation empfohlen (z. B. DIN 8414 mit Verweis auf DIN 1421, DIN 1422 Teil 1 und DIN 58 122). Der Technische Redakteur ist jedoch nicht verpflichtet, sein Dokument mit einer Dezimalklassifikation zu versehen. Die Dezimalklassifikation ist in keinem Fall ein Ersatz für eine gute Gliederung. Sie kann in einer umfangreichen Benutzerdokumentation eines Kassensystems deren Gliederung aber unterstützen, indem sie aufeinander folgende Informationen optisch zusammenfasst und so Handlungsabläufe deutlicher macht.

Beispiel:

1. Inbetriebnahme der Kassensysteme
     1.1 Gerät aufstellen
     1.2 Gerät anschließen
     1.3 Gerät einschalten
     1.4 Artikel einstellen
            1.4. 1 Artikel manuell einstellen
            1.4.2 Artikel per Computer einstellen

2. Reinigung und Pflege des Kassensystems

Je tiefer allerdings die Hierarchie der Gliederung, desto weniger deutlich wird sie auch durch die Dezimalklassifikation. Mehr als drei oder vier Gliederungsstufen sind nicht zu empfehlen. Bei kleineren Dokumenten ist eine Dezimalklassifikation nicht sinnvoll.

In unserem Imbisswagen ist für ein großes Kassensystem kein Platz, daher haben wir eine einfache Registrierkasse. Durch kompakten Aufbau sind Registrierkassen platzsparend und passen so fast überall hin. So ist man nicht an einen festen Platz gebunden und kann die Registrierkasse aufstellen, wo man sie am besten gebrauchen kann. Dank einfacher Bedienung kann man auch Aushilfspersonal schnell in die Registrierkasse einarbeiten. Dabei hilft die klare Aufteilung der Tasten der Registrierkasse. Wir können zum Beispiel durch leichte Programmierung bestimmte Artikel oder Preise einfach auf Tasten legen und müssen so nicht jeden Preis neu eingeben. Hier können wir dann auch bestimmte Angebote, wie unseren Schnitzeltag in die Registrierkasse einprogrammieren.

Da Registrierkassen nur die wichtigsten Funktionen bieten, sind sie übersichtlich und man kann so schnell die richtigen Tasten finden. So kommt der Kunde schneller zum Essen und muss sich nicht lange mit der Bezahlung aufhalten. Damit die Kunden auch nachvollziehen können was dort abgehalten wird, gibt es bei der Registrierkasse ein Kundendisplay, wo angezeigt wird, welcher Posten gerade gebucht wurde. Zusätzlich wird von der Registrierkasse auf Wunsch auch ein Beleg für den Kunden ausgedruckt. In speziellen Fällen können Registrierkassen auch Quittungen ausdrucken, wir brauchen sowas aber nicht. Auch unsere Tagesumsätze können wir mit einer Registrierkasse abfragen und auf die einzelnen Stunden eingeteilen. So kann man besser planen, wann man den Imbisswagen öffnet oder wann man mehr Personal benötigt, weil es mehr Kundenaufkommen gibt. Außerdem können wir mit der Registrierkasse korrekte Tagesabrechnungen machen, wenn zum Beispiel das Personal wechselt.

Das gewährleistet eine Übersicht über die Umsätze, die von dem jeweiligen Mitarbeiter erzielt wurden und ob diese auch in der Registrierkasse gelandet sind. Auch eine genaue Stückzahlerfassung ist mit einer Registrierkasse möglich. So habe ich mit der Registrierkasse immer einen Überblick, wie viel Ware noch vorhanden ist und wann ich neue Ware bestellen bzw. kaufen muss. Ohne Ware gibt es keinen Umsatz und so kann man mit einer Registrierkasse peinliche Situationen vermeiden. Registrierkassen sind nicht gerade High-Tech Geräte, daher sind sie aber auch nicht so teuer wie andere Kassensysteme. Wenn man also nicht unbedingt ein Kassensystem braucht, empfiehlt es sich auf eine kleine Registrierkasse zurückzugreifen. Registrierkassen erfüllen die allgemeinen Anforderungen und haben noch zusätzliche nützliche Funktionen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

Es gibt einige Möglichkeiten eine Registrierkasse noch zu erweitern und mit zusätzlichen Modulen auszurüsten, so dass sie wirklich allen Anforderungen gewachsen ist. Zusammenfassend kann man sagen, dass Registrierkassen für uns eine große Entlastung sind. Durch gezielte Funktionen wird mit einer Registrierkasse der gesamte Geschäftsablauf beschleunigt. So müssen wir zum Beispiel durch einfache Programmierung der Tasten nicht immer einen Fachmann für Registrierkassen kommen lassen, sondern können alles selber machen. Manchmal ändern sich Angebote ziemlich spontan und dann möchte ich genau so spontan die Registrierkasse an die Gegebenheiten anpassen. Auch kleine Verwaltungsaufgaben kann ich mit der Registrierkasse übernehmen, wie zum Beispiel Übersichten über Haltbarkeit der Ware. Denn wer kann es sich schon leisten jede Woche abgelaufene Ware wegzuwerfen? Und durch die günstige Anschaffung der Registrierkasse spart man nicht nur Geld sondern im Endeffekt auch wertvolle Zeit.

Kassensysteme sind heute technisch vielseitig und sollen multifunktional sein, so dass es Sinn macht, bei dieser wichtigen Investition nicht einfach im Internet sein Glück zu versuchen, sondern sich von einem kompetenten Fachmann, der Installationen in allen Branchen gemacht hat, beraten zu lassen. Man sagt heute so leicht „Geiz ist geil“, aber hier ist Geiz am falschen Platz. Denn neuen Kassensystemen vertraut man nicht nur das kassierte Geld an. Moderne Kassensysteme sind ein zuverlässiger Helfer bei der Lagerbestandspflege, über angeschlossene Back Office Software können Auswertungen zu den Betriebsergebnissen erarbeitet werden. Und das nicht nur täglich, sondern sogar stündlich oder minütlich, über frei wählbare Zeiträume, alles in Echtzeit, ohne die Kassen während des Betriebes zu stören. Es ist heute, z.B. für Filialisten, nicht mehr möglich, alle Filialen abzufahren und dort vor Ort die Kassensystemen abzulesen und sich alles auf einen ellenlangen Papierbon ausdrucken zu lassen, um dann die Daten manuell in die Buchhaltung zu übertragen. Diese Aufgabe übernimmt heute das moderne Kassensystem, vom zentralen PC aus werden die Daten ausgelesen mittels Datenfernübertragung DFÜ. Auch die Art der Auswertungen aus den gelieferten Daten können mit einem guten Kassensystem feiner gefiltert werden. Umsätze pro Mitarbeiter, Arbeitszeit Erfassung für jeden Mitarbeiter und nicht nur für Mitarbeiter, die auch an der Kasse arbeiten, Abzug von Rezepturen der gebuchten Menüs über die Warenwirtschaft, Lagerbestandsführung, und vieles mehr werden von dem Kassensystem und den angeschlossenen Programmen gesteuert. Wichtig ist auch die Frage an den Fachverkäufer, welche Peripherie Geräte zu dem Kassensystem oder zum Kassen Netzwerk passen. Drucker, Schankanlage, Wiegesysteme, mobile Kassensysteme, Kellnerruf Systeme, einzelne, stationäre Kassen oder Netzwerk Kassensystem, was passt zusammen und wie standfest und sicher gegen Manipulationen jeder Art, ob von innen oder über das Internet, ist das System? Das ist eine ganz wichtige Frage für den reibungslos laufenden Betrieb jedes Unternehmens. Der Alptraum wäre doch, wenn mitten im größten Geschäft das Kassensystem oder gar das ganze Netzwerk versagt. Bei den heutigen, hohen Anforderungen mit hohem Kundendurchsatz, ist das manuell, einfach nur mit Block und Kuli, gar nicht mehr zu schaffen. Stellen Sie sich vor, im Baumarkt, Supermarkt oder in der Bäckerei-Filiale mit angeschlossener Bäckerei Software, fällt auch nur für eine Stunde das Kassensystem Netzwerk aus. Katastrophale Situation. Da ist es auf jeden Fall sehr hilfreich, wenn Sie über technisch hochwertige Kassensysteme verfügen, die vom Fachmann oder vom Hersteller aus direkt per Fernwartung betreut und kleine Fehlerquellen schnellstens automatisch wieder in Ordnung gebracht werden können, ohne großartige Zeitverluste. Oder wartet man lieber auf irgendeinen fremden Kassenmonteur, der erst im Stau steht, dann vielleicht das Kassen Modell noch nie gesehen hat und mitten im Betrieb anfängt, an dem Kassensystem herum zu basteln? Das kostet jede Menge Geld und Nerven. Daher der Rat: vor der Investition vor Ort von einem Fachmann beraten lassen, der ganz individuell auf den jeweiligen Betrieb zugeschnittene, eventuell sogar von der Programmierung her speziell eingerichtete Kassensysteme mit passenden Peripheriegeräten und Software anbieten und auch alles zuverlässig installieren und warten kann.

Mit einem Rockfestival wird man Kassensysteme nicht unbedingt in Verbindung bringen. Dennoch findet man in immer mehr Verkaufsständen ein modernes Kassensystem. Vor allen Dingen in den größeren Ständen der bekannten Ausstatter für die so genannte Metal oder auch Dark Bekleidung mit mehreren angestellten Verkäufern bekommt man heute als Rockfan den besten Service. Das heißt Einkauf mit Kassenbon aus dem Kassensystem und Umtauschrecht, sofern man die gekauften T-Shirts oder Stiefel nicht gleich im Wackener Festivaltrubel getragen hat. Dieses Wochenende gab es am Freitag erstmal ausgiebigen Regen in Wacken. Dieser sorgte für den allseits bekannten dunkelbraunen, klebrigen Schlamm. So gab es für den Einen oder die Andere Bedarf an festem Schuhwerk und Regencapes. Heutige Festivals bieten den Rockfans die Gelegenheit, sich ausgiebig mit allem zu versorgen, was das Merchandising zu bieten hat. Das geht los mit Lederhosen und –westen, knappen Lederbustiers a la Doro Pesch für die Mädchen, T-Shirts mit den Aufdrucken der geliebten Bands. Silberschmuck, wie Ringe, Ketten, Gürtelschnallen, nicht zu vergessen, Piercingschmuck oft gleich mit Durchstechen angeboten. Eine Unzahl von Ständen mit einem unglaublich bunten Angebot. Die meisten kleinen Stände arbeiten mit dem Hosentaschenprinzip, das heißt, ein Verkäufer kassiert direkt und holt das Wechselgeld aus der Hosentasche. Deswegen mein Erstaunen, als ich in einem der größeren Stände sah, dass dort mit modernem Kassensystem gearbeitet wurde und Kreditkarten aller Art akzeptiert werden, Visa, Master, Euroscheckkarte. Auf mein Nachfragen erzählte mir der Verkäufer, dass die Chefs seit einigen Jahren mit diesem Kassensystem arbeiten, die Kreditkartenabfrage läuft per Funk, streikt zwar schon mal, aber mit ein paar Versuchen klappt das immer. Großer Vorteil sei, dass über die Eingabe der Verkäufe in das Kassensystem per Scanner stückgenau nachvollzogen werden kann, welche Artikel verkauft wurden. Das hilft dann bei der Nachbestellung und auch Nachlieferung auf das Festivalgelände. Da in diesem Shop auch noch eine 20 Prozent Rabattaktion angeboten wurde, war das Kassensystem wiederum eine große Hilfe, da der korrekte Preis direkt auf dem Kassenbon ausgeworfen wurde. Die Festivalkunden hat es gefreut. Mich ganz besonders, da ich meine festen Schuhe im Aufbruchstress zu hause stehen gelassen hatte und mit leichten Sandaletten im Wackener Schlamm unterwegs war. Da ich nicht mit der Anschaffung von neuen Lederstiefeln gerechnet hatte, war bei mir das Bargeld ausreichend für drei Festivaltage, aber auch nicht viel mehr. Da ich diesen Notkauf dann doch per Kreditkarte tätigen konnte, dank moderner Kassensysteme mit angeschlossenem Kartenlesegerät, hat das kalkulierte Festivalbudget sehr gut ausgereicht. Vielleicht sind auch andere Festival Kunden durch die Möglichkeit über die Kassensysteme bargeldlos zu zahlen, dazu verführt worden, mehr zu kaufen, als sie beabsichtigten. Ich habe dann auf dem Festivalgelände recherchiert und stellte dabei fest, dass viele der größeren Shops mit Kassensystem arbeiten. Das war mir in den Vorjahren noch gar nicht aufgefallen. Bargeldlose Zahlung mit Euroscheckkarte war relativ häufig anzutreffen. Zahlung mit Kreditkarten wie Mastercard oder Visa nur vereinzelt. Der von mir gefragte Verkäufer erzählte, dass die Kassensysteme sogar dazu geführt haben, dass jetzt eine so genannte Wacken Card (Mastercard, nur Guthaben) herausgegeben worden ist. Da auf dem riesigen Festivalgelände mit Mittelaltermarkt, Metal Markt und vielen weiteren Sensationen leider auch Taschendiebe ihr Unwesen treiben, wird das bargeldlose Bezahlen immer beliebter. Wer weiß, vielleicht gibt es in einigen Jahren dort nur noch Kassensysteme mit Barcode Scanner und Kartenleser. Denn die Mehrverkäufe, besonders der Artikel mit höheren Preise, rechtfertigen die Investition in ein modernes Kassensystem. Nicht zu schweigen von der besseren Kontrolle über die verkauften Artikel.